تويت
بسم الله الرحمن الرحيم
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
الاجتماعات طريق النجاح
إن تنظيم العلاقة بيننا وبين من يحيطون بنا تحتاج في بعض الأحيان أن تأخذ
طبعاً أكثر جدية , فإذا صادفتنا مشكلة في الأسرة أو مع الأصدقاء أو إذا رغبنا
في أن نخطط لحفلة أو رحلة , أو أن تغير أسلوب التعامل مع من حولنا , فنحن
بحاجه لأن نناقش ذلك بشكل جدي موضوعي مع الذين يهمهم الأمر , حيث
يمكننا أن نتبادل وجهات النظر , ونبحث عن أفضل الأساليب والطرق ...........
وهذا يعني أننا سنعقد اجتماعا !
ولنتعرف على أهم النقاط التي ستجعل من أجتماعك ناجحاً
1- حددي هدفك من الأجتماع :
فمعرفة ما هو الهدف سيقودك لمعرفة الطريقة التي سترتبين فيها مراحل
الأجتماع باتجاه تحقيق هذا الهدف
أنت بصدد معالجة مشكلة أسرية , مثل عدم اجتماع الأسرة على مائدة العشاء؟
ما هي مسبباتها ؟ وكيف نصل إلى حل للمشكلة ؟ ماهي التنازلات التي يتحتم
على البعض أن يقدمها ؟
كل ذلك يجب أن يكون واضحا قبل أن تدعوالآخرين لحضور الا جتماع
2- اختاري المكان المناسب لعقد الأجتماع فيه:
للمكان أهمية كبيرة في نجاح الأجتماع , لأنه يعطي إيحاء معين , فإذا كنت
تناقشين تقسيم المهام المنزلية بين أفراد العائلة فيمكن أن تحددي المطبخ أو
غرفة الطعام
مكاناًلهذا الأجتماع , أما أذا كنت تودين الحديث عن القنوات
الفضائية فليكن في غرفةالجلوس
, كما أن مكان الأجتماع يعتمد على عدد الأشخاص الذين سيحضرون
الأجتماع , دون أن يغيب على بالك أن أفضل الا جتماعات هي التي تحقق
نتائج جيدة بأقل عدد من الحاضرين وأقصر وقت ممكن .
3- الأعداد المسبق :
فيجب أن تدعي إلى الأجتماع قبل وقت كاف وأن تحددي أثناء دعوتك
زمن بداية الأجتماع ونهايته أيضاً , والمكان , وأسم رئيس الأجتماع , وجدول
عمل الأجتماع , النقاط التي سيتطرق لها والوقت المحدد لكل نقطه
4- التزمي بالتوقيت الذي حددته من قبل :
مهما كان عدد الحضور حاولي أن تبدئي في الموعد الذي حددته , ثم خلال المناقشة
التزمي بالتوقيت مما يسها الأنتهاء في الوقت المحدد
5- التزمي بجدول الأعمال :
أن أغلب الضياع في الوقت يحدث في الأحاديث الجانبية وهي عادة ما تكون
خارجه عن الهدف الأساسي من الأجتماع.
ولكي توقفي أسترسال الأحاديث الجانبية ذكريهم بجدول الأعمال , ويمكنك
أن تظهري أمتعاضك من هذا الجدول , وبذلك سيكون الجدول هو الملوم وليس أنت
6- وزعي المهام أثناء الأجتماع :
أعطهم تعليمات شفهيه , ولتتأكدي أن كلاً منهم قد فهم بالضبط الواجب المناط
به أتبعي تكليفك الشفهي ذاك بكتاب خطي يشرح تفاصيل مهمة كا منهم
7- استخدمي وسائل تساعدك لتوصيل أفكارك للمجتمعين :
فقد تحتاجين إلى أستخدام مخطط أو خريطه , أذا كنت تخططين لرحله
أو جدول بيانات , أذا كنت تريدين أن تقاطعي المنتجات الأجنبية
وتذكري المقولة القديمه أن صورة واحدة تساوي الاف الكلمات
8- أعملي ملخصاً بالنقاط الهامة المطروحة
9- سيطري على الكلام :
والمقصود بذلك أن تسيطري على التوقيت في الكلام
ويمكنك أن تحققي ذلك بأن تقولي أن عندنا النقطة الفلانية وعندنا عشرين دقيقة
لنقاشها , مذكرة من يريد الحديث بالوقت المخصص له
10- اختمي اجتماعك بنجاح وتابعي نتائجه:
لخصي بسرعة النقاط الأساسية واشكري الحضور , أن أنهاء الاجتماع في
الوقت المحدد سيكون له وقع إيجابي عند الجميع , ويشجعهم على أن يحضروا
اجتماعاتك في المرة القادمة .
وتذكري أن تحقيق الأجتماع للهدف الذي أقيم من أجله لن يكون إلا بمتابعة القرارات.
وشكرا
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
الاجتماعات طريق النجاح
إن تنظيم العلاقة بيننا وبين من يحيطون بنا تحتاج في بعض الأحيان أن تأخذ
طبعاً أكثر جدية , فإذا صادفتنا مشكلة في الأسرة أو مع الأصدقاء أو إذا رغبنا
في أن نخطط لحفلة أو رحلة , أو أن تغير أسلوب التعامل مع من حولنا , فنحن
بحاجه لأن نناقش ذلك بشكل جدي موضوعي مع الذين يهمهم الأمر , حيث
يمكننا أن نتبادل وجهات النظر , ونبحث عن أفضل الأساليب والطرق ...........
وهذا يعني أننا سنعقد اجتماعا !
ولنتعرف على أهم النقاط التي ستجعل من أجتماعك ناجحاً
1- حددي هدفك من الأجتماع :
فمعرفة ما هو الهدف سيقودك لمعرفة الطريقة التي سترتبين فيها مراحل
الأجتماع باتجاه تحقيق هذا الهدف
أنت بصدد معالجة مشكلة أسرية , مثل عدم اجتماع الأسرة على مائدة العشاء؟
ما هي مسبباتها ؟ وكيف نصل إلى حل للمشكلة ؟ ماهي التنازلات التي يتحتم
على البعض أن يقدمها ؟
كل ذلك يجب أن يكون واضحا قبل أن تدعوالآخرين لحضور الا جتماع
2- اختاري المكان المناسب لعقد الأجتماع فيه:
للمكان أهمية كبيرة في نجاح الأجتماع , لأنه يعطي إيحاء معين , فإذا كنت
تناقشين تقسيم المهام المنزلية بين أفراد العائلة فيمكن أن تحددي المطبخ أو
غرفة الطعام
مكاناًلهذا الأجتماع , أما أذا كنت تودين الحديث عن القنوات
الفضائية فليكن في غرفةالجلوس
, كما أن مكان الأجتماع يعتمد على عدد الأشخاص الذين سيحضرون
الأجتماع , دون أن يغيب على بالك أن أفضل الا جتماعات هي التي تحقق
نتائج جيدة بأقل عدد من الحاضرين وأقصر وقت ممكن .
3- الأعداد المسبق :
فيجب أن تدعي إلى الأجتماع قبل وقت كاف وأن تحددي أثناء دعوتك
زمن بداية الأجتماع ونهايته أيضاً , والمكان , وأسم رئيس الأجتماع , وجدول
عمل الأجتماع , النقاط التي سيتطرق لها والوقت المحدد لكل نقطه
4- التزمي بالتوقيت الذي حددته من قبل :
مهما كان عدد الحضور حاولي أن تبدئي في الموعد الذي حددته , ثم خلال المناقشة
التزمي بالتوقيت مما يسها الأنتهاء في الوقت المحدد
5- التزمي بجدول الأعمال :
أن أغلب الضياع في الوقت يحدث في الأحاديث الجانبية وهي عادة ما تكون
خارجه عن الهدف الأساسي من الأجتماع.
ولكي توقفي أسترسال الأحاديث الجانبية ذكريهم بجدول الأعمال , ويمكنك
أن تظهري أمتعاضك من هذا الجدول , وبذلك سيكون الجدول هو الملوم وليس أنت
6- وزعي المهام أثناء الأجتماع :
أعطهم تعليمات شفهيه , ولتتأكدي أن كلاً منهم قد فهم بالضبط الواجب المناط
به أتبعي تكليفك الشفهي ذاك بكتاب خطي يشرح تفاصيل مهمة كا منهم
7- استخدمي وسائل تساعدك لتوصيل أفكارك للمجتمعين :
فقد تحتاجين إلى أستخدام مخطط أو خريطه , أذا كنت تخططين لرحله
أو جدول بيانات , أذا كنت تريدين أن تقاطعي المنتجات الأجنبية
وتذكري المقولة القديمه أن صورة واحدة تساوي الاف الكلمات
8- أعملي ملخصاً بالنقاط الهامة المطروحة
9- سيطري على الكلام :
والمقصود بذلك أن تسيطري على التوقيت في الكلام
ويمكنك أن تحققي ذلك بأن تقولي أن عندنا النقطة الفلانية وعندنا عشرين دقيقة
لنقاشها , مذكرة من يريد الحديث بالوقت المخصص له
10- اختمي اجتماعك بنجاح وتابعي نتائجه:
لخصي بسرعة النقاط الأساسية واشكري الحضور , أن أنهاء الاجتماع في
الوقت المحدد سيكون له وقع إيجابي عند الجميع , ويشجعهم على أن يحضروا
اجتماعاتك في المرة القادمة .
وتذكري أن تحقيق الأجتماع للهدف الذي أقيم من أجله لن يكون إلا بمتابعة القرارات.
وشكرا
[/align]
تعليق