تويت
صلالة - عادل البراكة-
أنهي الفريق المختص بتطبيق نظام الوثائق الخصوصية زيارته لكلية العلوم التطبيقية بصلالة، والتي بدأت من يوم السبت الخامس من يناير الجاري -ممثلًا في كلٍّ من سعيد بن سليمان الناعبي مساعد مدير دائرة الوثائق، وفهد بن سالم الربعاني فني وثائق بدائرة الوثائق من وزارة التعليم العالي، وجمال عبدالوهاب سعايدي خبير وثائق ومحفوظات لهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية- وتأتي زيارة الفريق لتطبيقية صلالة ضمن البرنامج المعد لزيارة جميع كليات العلوم التطبيقية بالسلطنة؛ بهدف تدريب موظفيها من مختلف أقسامها ومراكزها الأكاديمية والإدارية حول تطبيق إدارة الوثائق الخصوصية والوقوف على آلية الأرشيف والنظام المتبع في أرشفة الوثائق بحيث يتم إتلاف الوثائق التي تعدت الفترة الزمنية وتدريب الموظفين على كيفية استخدام الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق.
وحول الزيارة، قال الناعبي: إن الهدف من زيارة الفريق لتطبيقية صلالة تحقيق جملة من الغايات تتجلى في أولاً تدريب موظفي الكلية على استخدام الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق القائمة الاسمية ونظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء، ودليل إجراءات إدارة الوثائق الجارية بيان كيفية فتح الملفات التي تختص بها كل جهة عن أخرى، وما هي البيانات المفترض تدوينها على واجهتها وعلى ما يرتبط بالمراحل العمرية للوثيقة أو الملف منذ إنشائها، وحتى وصولها لمصيرها النهائي، ثانيًا بث الوعي لدى الموظفين بالكلية عن الفوائد العديدة التي من شأنها أن تتحقق عند تطبيق النظام. ثالثا: فرز الوثائق والملفات القديمة التي سبقت تطبيق هذا النظام واستكملت مدد الخطط في فترتيها الجارية والوسيطة وإعداد قوائم بها تمهيداً للقيام بما تبقى من إجراءات مصيرها النهائي.
وفيما يخص مدى استفادة المشاركين من حلقة العمل، قال: قبل الخوض في الحديث عن مدى استفادة المشاركين كان لزاماً الإشادة بالتحضير الجيد من قبل المسؤولين بالكلية الذي ساهم بشكل كبير في تحقيق الأهداف المنشودة من حلة العمل، تلاه ملامسة فريق الزيارة من وعي مسبق لدى العديد من الموظفين الذين حضروا حلقة العمل عن النظام وأهمية تطبيقه، كذلك المناقشات والحوارات تنم عن وصول الفكرة بشكل جيد للمشاركين.
وعن السؤال إن كان لدى دائرة الوثائق برنامج لتدريب موظفي البريد والوثائق العاملين بالوزارة والكليات التطبيقية، قال: فكرة إقامة دورات تدريبية لموظفي قسم الوثائق تفرض نفسها بقوة نظراً لحداثة تطبيق نظام إدارة الوثائق بشكله الحالي، إضافة إلى الغاية الأسمى، وهي تجليد جزء من الوثائق كذاكرة وطنية للأجيال القادمة، إلا أنه، وإلى الآن، لم يتم تحديد هذه الدورات وتوثيقها نظراً لانشغال فريق تطبيق النظام بزيارة باقي تقسيمات الوزارة والجهات التابعة لها داخل السلطنة وخارجها، ولكننا نأمل إقامتها في أقرب فرصة ممكنة.
أكثر...