تويت
مسقط- الرؤية-
نظمت وزارة البلديات الإقليمية وموارد المياه أمس بقاعة المحاضرات بديوان عام الوزارة لقاءً تعريفيًا لموظفيها حول نظام إدارة الوثائق، وذلك بحضور موظفين من مختلف الوظائف الإدارية والفنية بديوان عام الوزارة.
وقد أكد خلف بن مصبح السيابي مدير دائرة الوثائق بوزارة البلديات الإقليمية وموارد المياه أنّ الهدف من اللقاء هو التعريف بنظام تصنيف الوثائق وشرح الدور الذي ينبغي أن يقوم به الموظف في هذا المجال إلى جانب استعراض ما تمّ إنجازه في مجال تصنيف وحفظ الوثائق خلال الفترة الماضية.
وأضاف بأنّ وزارة البلديات الإقليمية وموارد المياه تعتبر من أوائل الوزارات التي اهتمت بإدارة الوثائق بطريقة علمية سليمة، وذلك تجاوبًا مع المرسوم السلطاني رقم 60/2007م والذي قضى بإنشاء هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية كمنظومة مستقلة متكاملة تعنى بهذا الجانب.
بعد ذلك قام مرهون بن خميس الحوسني أخصائي وثائق بدائرة الوثائق بتقديم عرض عن نظام إدارة الوثائق، وأكد على أنّ الوثائق تنقسم إلى قسمين هما الوثائق المشتركة وهي تلك الوثائق التي تشترك فيها عدد من المؤسسات الحكومية أو بمعنى آخر نجدها متكررة في معظم تلك المؤسسات مثل شؤون الموظفين والشؤون الإدارية والشؤون المالية وغيرها أمّا النوع الثاني من الوثائق فهي ما يطلق عليها الوثائق الخاصة تلك الوثائق التي تختص بها مؤسسة معينة دون غيرها.
وأضاف الحوسني أنّ الوثائق إمّا أن تكون جارية أو وسيطة والوثائق الجارية هي تلك التي يتم استخدامها بصفة يومية أمّا الوثائق الوسيطة فهي التي يتم الرجوع إليها بين فترة وأخرى عند الحاجة مؤكدا في هذا الإطار أنّ المصير النهائي لأية وثيقة إما الحفظ أو الإتلاف، ويحدد ذلك أهمية تلك الوثيقة ومدى الحاجة إلى حفظها أو اتلافها، وفي هذا الإطار هناك ما يطلق عليه مدد الاستيفاء وهي التي تحدد مصير أي وثيقة ومدى الحاجة إلى حفظها كما يحدد المدة المناسبة للحفظ.
وأشار مرهون الحوسني في عرضه إلى أهمية تصنيف وحفظ الوثائق في سرعة الوصول إلى الوثيقة وضمان الحفاظ عليها في مكان آمن يضمن عدم تعرضها للتلف أو الفقدان إلى جانب أهمية ذلك في تنظيم أماكن الحفظ والتقليل من العشوائية التي قد تحدث وضمان السلاسة والتبسيط في العمل الإداري حيث يتسم نظام تصنيف الوثائق بالتدرج والتفرد والشمولية وقابلية التمدد ويخضع لترميز منظم يضمن سهولة الرجوع إلى الوثيقة عند الحاجة إليها.
وأكّد على أنّ عملية الترميز التي يتم العمل بها في نظام تصنيف وحفظ الوثائق تحقق عددّا من الفوائد من بينها التمييز بين التفريعات المختلفة وتسهيل عملية ترتيب الوثائق والملفات وتسهيل تجميع الوثائق ذهنيَا على أساس الوظيفة أو النشاط أو المصدر مشيرا إلى أن هناك ثلاثة أطراف أساسية لها دورها الهام في مجال تصنيف وحفظ الوثائق وهي هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ودائرة الوثائق والجهة المنشئة لتلك الوثائق والمتمثلة في الدائرة المختصة أو القسم أو المكتب.
أكثر...