تويت
مسقط - العمانية
بدأت وزارة الإعلام أمس بتطبيق نظام "إدارة الوثائق المشتركة " تحت إشراف سعادة علي بن خلفان الجابري وكيل وزارة الإعلام .وكان سعادته قد استقبل صباح أمس فريق الدعم الفني المكون من أعضاء من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ودائرة الوثائق بالوزارة الذي يقوم بزيارة التقسيمات الإدارية والمالية بالوزارة للاطلاع على سير عملية التطبيق.
وقد أكد سعادته خلال اللقاء أهمية تطبيق النظام بدرجة عالية من الدقة والوضوح بالوزارة داعياً الفريق الى التواصل المستمر مع الموظفين المختصين بالتطبيق لكي تسهل عليهم عملية فتح الملفات وإسناد العنوان المناسب والرمز التصنيفي المعتمد باستخدام نظام التصنيف وكذلك تحديد الفترات العمرية لكل ملف خلال مرحلته الجارية والوسيطة وتحديد مصيره النهائي باستخدام جداول مدد الاستبقاء.
وقد أعرب سعادته خلال اللقاء عن شكره وتقديره للجهود الكبيرة التي تبذلها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في عملية تطبيق البرامج الخاصة بالتوثيق بالوحدات الحكومية المستهدفة إضافة إلى ما تقوم به من حلقات وندوات داخل السلطنة وخارجها . كما أشاد سعادته بالفريق والجهود التي يقوم بها لتحقيق الهدف المنشود وهو تطبيق نظام إدارة الوثائق المشتركة بالوزارة متمنياً له التوفيق والنجاح في تحقيق المهام التي يقوم بها دخل الوزارة .
وكانت دائرة الوثائق بالوزارة قد قامت بتهيئة الجانب المعنوي للمعنيين بتطبيق النظام لما له من المردود الإيجابي لتفعيل البرنامج الخاص بتنفيذ متطلبات النظام قبل التطبيق من خلال الزيارات المتكررة لكافة التقسيمات الإدارية المعنية بالوزارة لاطلاع الموظفين المختصين على نظام إدارة الوثائق المشتركة والملفات والحافظات الجديدة حتى يسهل استيعاب النظام.
كما تم تدريب الموظفين خلال الحلقة التي عقدت بالوزارة في خلال الفترة من 15 إلى 16 من شهر ديسمبر 2013م على كيفية فتح الملفات وإسناد العنوان المناسب والرمز التصنيفي المعتمد باستخدام نظام التصنيف .. كما تم تحديد الفترات العمرية لكل ملف خلال مرحلته الجارية والوسيطة وتحديد مصيره النهائي باستخدام جداول مدد الاستبقاء .