تويت
مسقط - الرؤية
قام وفد من مركز الوثائق الياباني برئاسة سعادة تاكويا كاتو رئيس المركز، بزيارة إلى مجلس الشورى بهدف الاطلاع على تجربة إدارة الوثائق بالمجلس.
وخلال الزيارة التقى الوفد بسعادة خالد بن هلال المعولي رئيس مجلس الشورى الذي قدم شرحًا عن الجوانب التشريعية والرقابية ودور المجلس المنوط به والذي يتطلب اهتماما كبيرًا بإدارة الوثائق. كما قدم فيصل بن علي بن إبراهيم الرئيسي مدير دائرة الوثائق بمجلس الشورى ورقة عمل استعرض فيها المراحل التي مرّت بها تجربة الشورى بالسلطنة ومدى رسوخ هذه التجربة وثباتها بدءًا بالمجلس الاستشاري للدولة ومرورًا بمجلس الشورى، وتجربة السلطنة للعمل بنظام المجلسين الدولة والشورى تحت مظلة مجلس عُمان.
كما تطرّق للمراحل التي مرّ بها المجلس لبناء نظام عصري لإدارة الوثائق وتسجيل الوثائق وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها.
وأهمية النظام العصري لإدارة الوثائق تكمن في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى. وشرح أنّ فوائد النظام تتضمن سهولة استرجاع الوثائق وتدعيم نجاح العمل الإداري وإيجابية مردوديته من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها.
وأكد مدير الوثائق بالمجلس أن هذه الزيارات المتبادلة تسهم بلا شك في تنويع الخبرات والاستفادة من التجارب الناجحة في هذا المجال.. كما أنّ هذا النظام يمكن من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي والتي تعد إرثاً تاريخيًا لا يقدر بثمن. إضافة إلى تحديد جداول مدد الاستبقاء لكل وثيقة باستخدام أنظمة إلكترونية حديثة، كما قام الوفد الزائر بجولة على عدد من المرافق بمجلس عمان للاطلاع على النمط المعماري الذي يمتاز به المبنى.