تويت
مسقط - الرؤية
اختتمت وزارة القوى العاملة حلقة العمل التدريبية "تطبيق الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية" والتي نفذتها بالتعاون مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وذلك خلال الفترة 16-17/3/2014م.
وأوضح صلاح بن سليمان المحروقي المكلف بتسيير أعمال رئيس قسم التدريب أنّه شارك في هذه الحلقة (110) موظفين من العاملين في مختلف قطاعات الوزارة حيث تمّ توزيعهم على 3 فترات, ويأتي تنظيم هذه الحلقة ضمن اهتمام الوزارة بتدريب وتأهيل موظفيها لتنمية قدراتهم وإكسابهم العديد من المهارات العلميّة والعمليّة التي تسهم بفاعلية في تأدية مهام وواجبات العمل الموكل إليهم. وتهدف هذه الحلقة إلى سرعة التعرّف على الملفات وكذلك مكوناتها ضمن مجموعة العناصر في مجموعات فرعيّة حسب أوجه التشابه بينها أو وفقاً لمعايير أخرى وتسند رموز لهذه العناصر تسهل الوصول إليها ويستعمل التصنيف في مختلف أنواع الوثائق والملفات الراجعة إلى الوحدة الحكوميّة والتي يصل عددها إلى عدة مئات حيث يتم ترتيب هذه الملفات داخل الأقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية على شكل نظام التصنيف.
وأضاف المحروقي تتعلق الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق أساسًا على إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها، وتمثل هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها الأمر الذي سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.
وقال مقدم الحلقة محمد الطاهر العصيدي خبير وثائق ومحفوظات بالهيئة العامة للوثائق والمحفوظات الوطنية: تندرج حلقة العمل هذه حول تطبيق الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية لوزارة القوى العاملة والمعتمدة بقرار وزاري رقم 365\2012 الصادر بتاريخ 30\6\2012م, وامتدت حلقة العمل هذه إلى يومين تم فيها التطرق في اليوم الأول إلى كيفية تصنيف الوثائق الجارية, وفي اليوم الثاني إلى كيفية استخدام جداول مدد الاستبقاء. وبطبيعة الحال هذه الحلقة موجهة إلى الموظفين المكلفين بإدارة الوثائق الجارية بالتقسيمات التخصصية بوزارة القوى العاملة, حيث تمّ من خلال الحلقة عرض كيفية فتح الملفات وكذلك ترميزها وكيفية تحويلها إلى دائرة الوثائق عند نهاية فترتها الجارية.
وعن فوائد الحلقة قالت شيخة العلوي موظفة بدائرة الوثائق: حلقة العمل هذه أضافت لنا المزيد من الخبرات بكيفية التعامل مع الوثائق والملفات الخصوصية منها التعرف على نظام تصنيف وترتيب الوثائق الخصوصية ورموز التصنيف, وتعرفنا على قاعدة الحفظ ورموز التصنيف وجداول مدد الاستبقاء للوثائق الخصوصية لوزارة القوى العاملة, وطرق تحويل الملفات بعد انتهاء سنوات الفترة الجارية وتحويلها للمرحلة الوسيطة بدائرة الوثائق بالوزارة, بالإضافة لتعرفنا على الإتلاف والطرق المتبعة في إجراءات الإتلاف.
وقال زيد بن مسلم باعوين باحث شؤون إدارية: إن دور الوثائق مهم جدا ولا يمكن الاستغناء عنه في أي مؤسسة حكومية, وقد تعرفنا في هذه الحلقة على كيفية استخدام الوثائق وتصنيف الجداول وكيفية الحفظ والتصنيف الرقمي لكل وثيقة, ونشكر الوزارة لسعيها المستمر في تنمية وصقل مهارات موظفيها من خلال تنفيذ مثل هذه البرامج التدريبية للنهوض بمستوى الخدمات التي تقدمها الوزارة.