تويت
صحار - ميعاد الشيدية
أطلقت جامعة صحار مشروعاً واسعاً، بعنوان "تحسين عمليات الأعمال"؛ لتقديم افضل مستوى من الخدمات للطلاب والموظفين، ويدير المشروع جمال الحاج عيد.
وأُطلق هذا المشروع في فبراير الماضي؛ ضمن فريق إدارة المشروع المكوَّن من طاقم أكاديمي وإداري يضم خبرات متنوعة، إضافة إلى تعيين لجنة قيادة للمشروع من الإدارة العليا ومديري بعض الدوائر المهمة؛ بحيث تقدم هذه اللجنة الدعم والتوجيه والنصح لفريق المشروع. ونظراً لأهمية دائرتي السكن والنقل، فقد بدأت المرحلة الأولى من المشروع بهما، على أن يتم متابعة تطوير العمليات والإجراءات في بقية دوائر الجامعة الإدارية والخدماتية لاحقاً بعد الانتهاء من تلك الدائرتين بما يخدم الطلاب.
وينقسم المشروع في أي دائرة يطبَّق عليها المشروع إلى قسمين؛ هما: تحليل كافة أعمال الدائرة الإدارية، واشتقاق العمليات الواضحة في كل دائرة، ثم العمل على توثيقها، وهذا التوثيق يُعنى بكل تفاصيل العملية من حيث هدفها وإطار عملها، مدخلاتها ومخرجاتها، وعدد مرات تكرارها، إضافة إلى أهميتها وخطوات تنفيذ العملية بالتفصيل مع تحديد الوقت المنفذ لكل خطوة، في حين يتجسَّد القسم الثاني في البحث عن فرص التحسين في كل عملية؛ بحيث تزيد فرص جودة الأداء، وتقليل وقت تنفيذ العملية وتقليل كلفتها، والعمل على تنفيذها بشكل أيسر على الطالب والموظف على حد سواء.
وتتكوَّن مراحل المشروع من سبع مراحل؛ تركز المرحلة الأولى فيه على التخطيط والإعداد للمشروع وإعداد جميع الخطط اللازمة لإدارة المشروع وفق منهجية احترافية. أما المرحلة الثانية، فتهتم بتحديد كافة الأعمال والعمليات والاستماع لكافة الموظفين لمعرفة العمليات والتمييز بينها وبين العمل الوظيفي اليومي. وتأتي المرحلة الثالثة كتوثيق لكل عملية بالتفصيل بشكل نصي، ثم عمل نموذج للعمليات ورسمها بشكل يسهل على الطالب أو الموظف فهم العملية وتسلسلها.
في حين تركز المرحلة الرابعة من المشروع على تحليل العمليات والبحث عن فرص التحسين، تتبعها المرحلة الخامسة التي تتبلور في إيجاد فرص للتحسين وفق مؤشرات قياس أداء العملية بما يخدم أهداف الدائرة وخطتها الاستراتيجية، ورصد التوصيات المتاحة. وتأتي بعدها المرحلة السادسة التي تتلخص في تطبيق التوصيات والتحسينات المعتمدة وتدريب الموظفين والطلاب على العمليات بشكلها الجديد. أما المرحلة السابعة والأخيرة من المشروع، فتعمل على المراقبة والتدقيق وقياس كفاءة ونضج التحسينات على أرض الواقع والحصول على التغذية الراجعة من الطلاب والموظفين.
وقال جمال الحاج عيد مدير المشروع: "نظراً للمكانة التي تحتلها جامعة صحار بين الجامعات الخاصة والحكومية في السلطنة، قامت الجامعة بإطلاق عدة مشاريع تحقيقاً لأهدافها الاستراتيجية، وتعزيز دورها الريادي بين الجامعات على المستويين الأكاديمي والإداري". وأضاف بأن مشروع تطوير عمليات الأعمال يعد من المشاريع التي ستحدث نقلة واضحة؛ حيث يهدف المشروع إلى تقديم مادة محكمة للموظفين الجدد بحيث يسهل الرجوع إليها وتدريبهم على عمليات دوائرهم، إضافة إلى استخدام أساليب علمية في تقييم العمليات وتطويرها وفق مؤشرات قياس أداء العمليات بما يخدم أهدافَ كل دائرة.
وتابع: "بدأنا بدائرتي السكن والنقل؛ باعتبارهما من الدوائر المهمة التي تمس الطلاب، وتقدم لهم خدماتها باستمرار؛ حيث يقطن معظم طلاب الجامعة في السكن الطلابي للجامعة؛ سواء الداخلي أو الخارجي؛ وبالتالي فلا بد من مراعاة اهتمامه ومشاكله، والعمل على حلها، وتطوير أساليب تقديمها بحيث يتفرغ تماماً لدراسته دون أي عناء".