تويت
مسقط - الرؤية-
اعتمد معالي محمد بن سالم بن سعيد التوبي وزير البيئة والشؤون المناخية، نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالوزارة؛ وذلك بحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية؛ حيث يعتمد من خلاله جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية، ونظام تصنيفها، بعد موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية. وتم الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرَّت بعدة مراحل؛ آخرها: موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها؛ وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/2007. وبالرجوع إلى المادة 18 من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية، فإن الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها. وعلى كل جهة -بالتنسيق مع الهيئة- إعداد وتنفيذ نظام لوثائقها؛ حيث قامت الهيئة بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بالوزارة بإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية بالوزارة تولد عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.
وتتعلق الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق أساسًا بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها؛ وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بوزارة البيئة والشؤون المناخية، وتمثل هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصريوحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض؛ وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها، وهو ما سيساعد على تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.
ويمكن بناء وتطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال، وسرعة الوصول إليها، وكذلك سهولة استرجاعها، وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الإيجابية من ناحية، وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها؛ مما يساعد على تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع من جهة أخرى.
وعلى هذا الأساس، يمكن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي. وفي هذا الصدد، قامت وزارة البيئة والشؤون المناخية بإنشاء دائرة للوثائق بموجب المادة 41 من قانون الوثائق والمحفوظات، وستتولى عملية الإشراف والتنسيق على تطبيق النظام في سائر تقسيمات الوزارة.
وبدخول هذا النظام حيز التنفيذ، ستعمل الدائرة بالوزارة -وبالتنسيق مع المختصين بالهيئة- بتدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق.
ويتمثل التصنيف في وضع طريقة للتعرف بسرعة وبدقة على الملفات ومكوناتها ضمن مجموعة كبيرة من العناصر؛ وذلك بتجميع هذه العناصر في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقا لمعايير أخرى، وينطبق هذا التصنيف كذلك على أنواع الوثائق والملفات الراجعة إلى الوحدة الحكومية، والتي يصل عددها إلى عدة مئات، فيتم ترتيبها داخل الأقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية منطقيا وتدريجيا في شكل نظام التصنيف.
وباعتماد هذا النظام بوزارة البيئة والشؤون المناخية، يدخل مشروع بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات مرحلة جديدة في اطار تطبيق قانون الوثائق والمحفوظات.
أكثر...