تويت
مسقط - الرؤية
اعتمد معالي الشيخ محمد بن سعيّد الكلباني وزير التنمية الاجتماعية نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالوزارة، وذلك بحضور سعادة الدكتورحمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، حيث اعتمدت من خلاله جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها بعد موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وتم الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة الهيئة النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها، وذلك تنفيذاً لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/2007، وبالرجوع إلى المادة 18من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإنّ الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة بالتنسيق مع الهيئة إعداد وتنفيذ نظام لوثائقها، حيث قامت الهيئة بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بالوزارة بإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية بالوزارة تولد عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.
وبعد اعتماد النظام أكد معالي الشيخ محمد بن سعيّد الكلباني وزير التنمية الاجتماعية أن اعتماد النظام يعتبر ثمرة عمل لعام كامل من الجهود المتواصلة بين وزارة التنمية الاجتماعية وهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في شأن تنسيق وتدريب المختصين في وزارة التنمية الاجتماعية، وإن تطبيق هذا النظام في وزارة التنمية الاجتماعية يترجم خطة الهيئة مع سائر الوزارات والمؤسسات الحكومية الأخرى، وأشار معالي الشيخ إلى أنّ هذا النظام سيساعد على حفظ الوثائق وإدارتها إلكترونيًا بشكل يتماشى مع المعطيات الحديثة، كما يعمل على بقائها وحفظها لمدد طويلة، وسرعة الحصول على معلوماتها. فيما أوضح سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية أن اعتماد هذا النظام في وزارة التنمية الاجتماعية يأتي بعد جهود حثيثة وعمل متواصل للجنة التي يرأسها سعادة الدكتور وكيل وزارة التنمية الاجتماعية وتضم المختصين من قبل الوزارة وهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، ومشيراً إلى أن هذا النظام سيدخل حيز التنفيذ في وزارة التنمية الاجتماعية بمجرد اعتماده وصدور قرار تطبيقه في سائر تقسيمات الوزارة.
وتتعلق الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق أساسًا بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بوزارة التنمية الاجتماعية، وتمثل هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيُساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى. ويمكن بناء وتطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الإيجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع. وعلى هذا الأساس يمكن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي، وفي هذا الصدد قامت الوزارة بإنشاء دائرة للوثائق بموجب المادة 41 من قانون الوثائق والمحفوظات وستتولى عملية الإشراف والتنسيق على تطبيق النظام في سائر تقسيمات الوزارة. وبدخول هذا النظام حيز التنفيذ ستعمل الدائرة بالوزارة وبالتنسيق مع المختصين بالهيئة  بتدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق.
ويتمثل التصنيف في وضع طريقة للتعرف بسرعة وبدقة على الملفات ومكوناتها ضمن مجموعة كبيرة من العناصر وذلك بتجميع هذه العناصر في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقاً لمعايير أخرى وتسند رموز لهذه العناصر تسهل الوصول إليها ويستعمل التصنيف في عدة مجالات وينطبق التصنيف كذلك على أنواع الوثائق والملفات الراجعة إلى الوحدة الحكومية والتي يصل عددها إلى عدة مئات فيتم ترتيبها داخل الأقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية منطقياً وتدريجيًا في شكل نظام التصنيف.
وباعتماد هذا النظام بالوزارة يدخل مشروع بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات مرحلة جديدة في إطار تطبيق قانون الوثائق والمحفوظات.