تويت
مسقط - الرؤية
استقبلت وزارة الشؤون القانونية -ممثلة في دائرة الوثائق بالوزارة- صباح أمس، سعادة نائب المدير العام للأرشيف الوطني الهندي تي حسين، مع ممثلين من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية؛ وذلك للاطلاع على تجربة الوزارة في مجال إدارة الوثائق بمراحلها الجارية والوسيطة؛ من خلال جولة استطلاعية لمختلف أقسام دائرة الوثائق.
وكان في استقبال الوفد المستشار المساعد الأول جمال بن سالم النبهاني المشرف على دائرة الوثائق؛ حيث تناول المستشار المساعد الأول المشرف على دائرة الوثائق أهمية إدارة الوثائق في الوزارة، وما كانت عليه في السابق والنظرة الحديثة لإدارة الوثائق والمحفوظات، وما نص عليه قانون الوثائق والمحفوظات الصادر بالمرسوم السلطاني رقم (60/2007)؛ حيث تم تقديم عرض مرئي للتعريف عن إدارة الوثائق في الوزارة وعن التجهيزات والمراحل التي تم إنجازها من خلال إعداد وتجهيز أماكن حفظ الوثائق الوسيطة والشروط التي لابد من توافرها أثناء مراحل الإعداد؛ من خلال تهيئة هذا المخزن وفق المواصفات العالمية المعتمدة، والتي تعتبر وزارة الشؤون القانونية من أوائل الوزارات التي قامت بتجهيز هذه المخزن، بعدما تم الإشراف على تنفيذه من قبل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وأخذ الموافقة النهائية من الهيئة وفقآ لما هو مقرر قانونا؛ حيث يعتبر مخزن حفظ الوثائق الوسيطة في وزارة الشؤون القانونية من المخازن النموذجية في السلطنة لما تتميز بها من تجهيزات ومرافق وإجراءات أمنية؛ فتم تهيئتها من خلال الضوابط التي يجب توفرها في تجهيز مخازن حفظ الوثائق من خلال كاميرات المراقبة، وأبواب مضادة للحرائق وأجهزة إطفاء، ومخرج طوارئ، وأجهزة تكييف خاصة للحفاظ على درجة الحرارة في داخل المخزن، كما يتميز المخزن بأرضية مجهزة خصيصا لحمولة الوثائق ومهيأة بمادة شمعية، ونوافذ وستائر خاصة لحجب الضوء الزائد لكي لا تتعرض الوثائق لتغييرات بسبب أشعة الشمس الزائدة، كما يتكون من أجهزة دخول خاصة للموظفين العاملين في دائرة الوثائق يتم الدخول عن طريق الكارت الممغنط، وفيه ممرات داخلية مخصصة لتنقلات الموظفين داخل المخزن؛ حيث تم تركيب الرفوف المتحركة داخل المخزن لاستغلال حجم استيعاب أكثر من الوثائق التي تحول من مختلف تقسيمات الوزارة -حيث يوجد في الدور الثاني- وذلك لتفادي حدوث قوى قاهرة من الكوارث الطبيعية والأمطار والفيضانات.
كما تم خلال اللقاء الحديث عن الأنظمة التي تم إعدادها بالتنسيق بين وزارة الشؤون القانونية وهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، والتي تم تطبيقها على مستوى تقسيمات الوزارة وهي نظام الوثائق الخصوصية بالوزارة ونظام الوثائق المشتركة بين الجهات الحكومية الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات.
واطلع الوفد -خلال الزيارة- على التقسيمات الأخرى بالدائرة، وتم تقديم نبذة شاملة حول نظام إدارة الوثائق، والتي تعمل دائرة الوثائق على تطبيقه على مختلف تقسيمات الوزارة، فضلا عن تقديم نبذة مختصرة عن كيفية استخدام نظام إدارة الوثائق الإلكتروني والمراسلات، كما تم إطلاع الوفد على بعض الوثائق القديمة لدى الوزارة والتي يرجع تاريخها إلى سنة 1972م.