تويت
مسقط - الرؤية
أقام المركز الوطني للإحصاء والمعلومات دورة تدريبية بعنوان "نظام تصنيف الوثائق المشتركة وجداول مدد استبقائها"، بالتعاون مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية. وذلك في إطار سعيه الدائم لتأهيل وتدريب الموظفين وتطوير مهاراتهم. وبدأت الدورة يوم 16 فبراير وتختتم اليوم، حيث تمّ تسليط الضوء على أهميّة تطبيق هذا النظام، ومميزاته، وشرح الخطوات التي يجب مراعاتها عند تطبيقه من قبل المشاركين في الدورة وذلك من أجل ضمان حسن تطبيق النظام كما تمّ اعتماده من قبل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنيّة، كما تضمنت إجراء تطبيق عملي حول شرح كيفية تفريغ الملفات في مكاتب مديري العموم من خلال القائمة الرقمية التي أعدتها دائرة الوثائق بالمركز الوطني للإحصاء والمعلومات، على أن يقوم مرشحو مكاتب مديري العموم بتطبيقها بعد استلامهم للملفات والحافظات. كما تمّ تدريب الموظفين خلال الدورة على كيفية فتح الملفات وإسناد العنوان المناسب والرمز التصنيفي المعتمد باستخدام نظام تصنيف، كما تمّ تحديد الفترات العمرية لكل ملف خلال مرحلته الجارية والوسيطة وتحديد مصيره النهائي باستخدام جدول مدد الاستبقاء.
الجدير بالذكر أنّ نظام إدارة الوثائق العامة لدى الجهات المعنية (الوحدات الحكومية وغيرها التي ينطبق عليها قانون الوثائق والمحفوظات) يتألف من الجزء الخاص بالوثائق المشتركة الموحد بين هذه الجهات، ومن الجزء الذي يتعلق بالوثائق الخصوصية بكل جهة معنية.
تمّ تعريف الوثائق المشتركة بين الجهات المعنية في قانون الوثائق والمحفوظات بأنّها الوثائق المتماثلة أو المتقاربة في نوعيتها والمتداولة لدى هذه الجهات، وهي لا تختلف كثيراً من وحدة لأخرى، وتخضع جميعها لنفس الأحكام والإجراءات القانونية، لذا يمكن اعتماد صيغة موحدة صالحة لجميع الجهات المعنية.