تويت
مسقط – الرؤية
عقد مجلس إدارة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية أمس الإثنين اجتماعه الأول لهذ العام 2014 برئاسة صاحب السمو السيد هيثم بن طارق آل سعيد وزير التراث والثقافة رئيس مجلس إدارة الهيئة، وتناول الاجتماع عدة موضوعات تتعلق بتوجهات الهيئة وخططها المستقبلية.
فقد استعرض المجلس خطة ومنهجية عمل منظومة إدارة الوثائق الإلكترونية الجارية والوسيطة لعدد 17 جهة حكومية واستمع المجلس إلى ما وصل إليه تنفيذ برنامج الخطة والخطوات التي اتخذت لتنفيذ هذه البرنامج في مرحلته الأولى، الذي من المتوقع أن يُحدث نقلة نوعية في تنظيم وإدارة الوثائق الإلكترونية، وربط الجهات الحكومية بنظام إلكتروني مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، كما استمع المجلس إلى عرض حول مشروع المعايير المهنية كمواصفة عمانية لإدارة الوثائق والتي من المأمول رفعها لمجلس الوزراء لاعتمادها والتصديق على إنشاء مركز اختيار مهني لمنظومة إدارة الوثائق. كما عرضت الهيئة للمجلس مشروع إدارة المحفوظات الإلكترونية بالهيئة التي تتيح إدارة وتداول الوثائق الإلكترونية بين تقسيمات الهيئة وربط إجراءات العمل من تجميع للوثائق والتوصيف إلى مراحل أتاحتها عبر دائرة الاطلاع لخدمة أعمال البحث. كما ناقش المجلس محضر الجلسة السابقة واعتمد التقرير الحسابي الختامي للهيئة لعام 2013م. إضافة لاعتماد الموازنة المعتمدة للهيئة لعام 2014م وربط الموازنة بتنفيذ خطة العمل المعتمدة لبرنامج وأنشطة الهيئة لهذا العام.
كما استعرض المجلس كذلك تقرير أنشطة وإنجازات الهيئة خلال عام 2013 الذي شهد تطورًا في مجالات العمل لاسيما مجال المؤتمرات والبحوث والتاريخ الشفوي ومجال التخزين الإلكتروني هذا وقد بارك المجلس الخطوات الجديدة التي حققتها الهيئة خلال العام الماضي. كما تمت إحاطة المجلس بما اتخذ من خطوات في سبيل تنفيذ خطة الفرز وإتلاف الوثائق في مرحلته الأولى لعدد من الجهات الحكومية حيث أكد المجلس على أهميّة فرز الوثائق المجمعة بالجهات لما لها من أهميّة في تاريخ مرحلة النهضة المباركة والتي ستكون رصيدًا وثائقيًا مهمًا لذاكرة الوطن فيما بعد.
كما تناول المجلس استعراض قواعد وإجراءات الاطلاع على الوثائق بالهيئة واتخاذ القرارات المناسبة واستعرض دراسة شاملة قدمتها الهيئة حول إنشاء معمل إتلاف للوثائق بالهيئة تكون خدمته لمختلف الجهات لإتلاف وثائقها وفقًا لمنهجية واضحة ودليل عملية الإتلاف عملا بنصوص قانون الوثائق والمحفوظات، هذا وقد اتخذ المجلس القرار المناسب لتمكين الهيئة من إنجاز المشروع، كما استعرض المجلس في اجتماعه موضوع تخصيص يوم للوثيقة العمانية وقد وجه الهيئة لوضع التصورات اللازمة لهذا الغرض.
كما استعرض المجلس الخطوات التي اتخذت مع الجهات المتخصصة للعمل على مشروع فتح فروع للهيئة، وقد أكّد المجلس على أهمية هذه الخطوات ضمن مراحل وبرنامج عمل بما يمكن الهيئة من تقديم خدماتها في المحافظات وتقديم الدعم الفني للمديريات الإقليمية التابعة للوزارات والقيام بأعمال متابعة تطبيق نظام الوثائق وخدمة الباحثين والدارسين في مجال البحوث والدراسات وفي هذا الصدد أقر المجلس اتخاذ الخطوات اللازمة لمعالجة الموضوع ومناقشته ليتم النظر في إقرار التنفيذ.
كما استعرض المجلس برنامج خطة الهيئة لإعداد دراسة بابتعاث 50 متخصصًا لدراسة الماجستير للمتخصصين علميًا في مجال الوثائق، وذلك لتمكين الكوادر الفنية لتسيير النظام وإداراته في الهيئة ومختلف الوزارات.
كما أنه وبهذه المناسبة تفضل صاحب السمو السيد هيثم بن طارق آل سعيد-وزير التراث والثقافة رئيس مجلس إدارة الهيئة، وأعضاء المجلس بجولة في مختلف مديريات وتقسيمات الهيئة حيث شملت الزيارة دائرة المتابعة والدعم الفني حيث تمّ الاطلاع على الخطوات والبرامج المنفذة لبناء نظام إدارة الوثائق كما تمّ الوقوف على الخطوات المتخذة فنيًا في مجال توصيف وتصنيف الوثائق. كما اطلع سموه وأعضاء المجلس على قسم الميكروفيلم والتخزين الإلكتروني ومشاهدة أعمال التجليد والترميم ومعامل التعقيم وتنظيف الوثائق والمختبر البيولوجي كما اطلع أعضاء مجلس الإدارة كذلك على خطوات ترميم الوثائق والمخطوطات وأهم المعامل والتجهيزات اللازمة لهذا الغرض، إضافة للمخزن الإلكتروني الذي تم إنجازه خلال هذا العام لتخزين الوثائق إلكترونيا.