تويت
مسقط – الرؤية -
نظمت وزارة المالية بالتعاون مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لقاء تعريفيا حول منهجية العمل وآليات التكشيف عن الوثائق الخصوصية، والبدء في إعداد نظام إدارة الوثائق بالوزارة، تحت رعاية سعادة ناصر بن خميس الجشمي وكيل وزارة المالية وبحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وعدد من أصحاب السعادة ومديري العموم، وأعضاء لجنة المتابعة الرئيسية، ولجنة المتابعة الداخلية، تطبيقا لمقتضيات المرسوم السلطاني رقم 60/2007 المتعلق بإصدار قانون الوثائق والمحفوظات، وفي إطار سعي الهيئة إلى إعداد نظام إدارة الوثائق بالوحدات الحكومية.
وتحدث سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حول أهمية بناء نظام إدارة الوثائق في الجهات المعنية، موضحا سعادته فوائد النظام ومميزاته كنظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات، ومؤكدا بأن تطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الإيجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع، وعلى هذا الأساس يُمكّن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي، كما أشار سعادة الدكتور حول المنظومة الإلكترونية لإدارة الوثائق.
وقدم إسحاق بن يعقوب الصقري مدير مساعد لشؤون الدعم الفني بدائرة المتابعة والدعم الفني ورقة عمل تتحدث فيها عن النظام العصري لإدارة الوثائق والمحفوظات والآليات والإجراءات المتعددة في هذا الشأن من حيث إعداد فهرس لمختلف أنواع الوثائق والملفات لجميع التقسيمات الإدارية التخصصية والتي تعتبر الأداة الإجرائية الرئيسية لنظام إدارة الوثائق الذي يقوم على أساسها إعداد باقي الأدوات الإجرائية الأخرى من جداول لمدد الاستبقاء تعنى بتحديد مدد استبقاء الوثائق بمختلف المراحل (أي بمكاتب العمل) وكذلك مدة بقائها بمحلات حفظ الوثائق الوسيطة وتحديد مصيرها النهائي سواء بالإتلاف أو بالحفظ الدائم.
كما تمّ عرض آلية إعداد نظام تصنيف الوثائق الخصوصية الذي يقوم أساس تصنيفها حسب الوظائف بما يمكّن من استرجاعها بكل يسر وسهولة.
وقدم خبير الهيئة في إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية يحيى ياي بن عبد الله عرضا حول مشروع منظومة إدارة الوثائق الإلكتروني وأهم أهدافه وفوائده ونطاقة وخطة المشروع ومعاييره وضوابطه، ويعد مشروع نظام إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية (EDRMS) مشروع تقوم بها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، والذي انطلق في 2013 لتحقيق الهدف الأساسي المتمثل في زيادة كفاءة وفعالية  المؤسسات الحكومية في إدارتها للوثائق، وفي تقديم خدماتها لأفراد المجتمع من خلال استغلال تقنية المعلومات، ومن أهداف هذا المشروع هو تقليل استخدام الورق (حكومة بأوراق أقل).
ويشار إلى أن هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تقدم المتابعة والدعم الفني بصفة مستمرة لمختلف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات من خلال هذه اللقاءات التعريفية التي تقوم بها، حرصاً منها على التعريف بنظام إدارة الوثائق كخطوة ممهدة لتطبيق أدواته الإجرائية بعد ذلك، وتعزيز الجوانب التوعوية والمعرفية بأهمية إدارة وتنظيم الوثائق والمحفوظات.