سرعة وجودة في الأداء مع تطبيق الإدارة المرنة
عبر تنفيذ إستراتيجية الإدارة الرشيقة «لين» التي تقوم على تحسين الأداء المستمر للمؤسسة وتعزيز النواحي الابتكارية لدى الموظفين، نجح المستشفى السلطاني في تحسين جودة الخدمات بعد أن أجرى تعديلات على بعض الإجراءات والأنظمة المتبعة للتعامل مع المرضى وآلية عمل الكادر الطبي بما يسهم في الحصول على خدمة علاجية في وقت قياسي وخفض التكاليف.
ويعكف المسؤولون بالمستشفى على اتباع نهج جديد وابتكار أساليب تواكب التطورات الحاصلة في القطاع الصحي وتقديم خدمات علاجية قائمة على الوسائل الحديثة المبتكرة بسرعة الإنجاز وتحقيق أهداف الإدارة الرشيقة.
وأكد الدكتور هلال الهشامي استشاري أمراض معدية بالمستشفى السلطاني أن وحدة تطوير الأداء تهدف إلى استخدام أفضل الممارسات المتعلقة بالكفاءة والإنتاجية مع التركيز على تحسين العمليات والأداء لإحداث نتائج عالية على المدى البعيد.
وقال الدكتور الهشامي: بدأ المستشفى في عام 2017م بتطبيق نظام الإدارة المرنة بتأهيل فريق مختص للتطوير وتدريب 30 موظفا لمدة 7 أشهر وفيها بدأ المشاركون بتنفيذ مشاريع ونقل تجربة التدريب لأقسامهم، وبدأ العمل في تنفيذ مشاريع تطويرية تسهم في تسريع العمل، كما ساهم المستشفى في تدريب موظفي المستشفيات المرجعية الأخرى في المحافظات للمساهمة في تحسين الرعاية الصحية على المستوى الوطني.
وقام الفريق بتدريب الموظفين الآخرين ورفع مستوى وعيهم في الإدارة المرنة لممارستها فعليا على أرض الواقع، ويهدف تطبيق نظام الإدارة المرنة لتقليل الإجراءات غير الضرورية والفاقد في الكثير من الأنظمة والعمليات وتحسين الأداء في كافة الأقسام والتداخلات الطبية سواء العمليات أو صرف الأدوية والإسراع في عملية إنهاء إجراءات ترخيص المرضى أيضا واستخدام تقنيات حديثة في التعامل مع المرضى.
أثر إيجابي
وذكرت جنان الزعابية فني مختبرات من فريق تحسين الأداء أن أبرز المشاريع الناجحة التي نفذها المستشفى وكان لها الأثر الإيجابي على الكادر والمراجعين نظام التسجيل الإلكتروني، والعيادات الافتراضية التي زاد الإقبال عليها خلال فترة جائحة كوفيد-19 لوجود حاجة فعلية وخاصة أيام الإغلاق ويتم التواصل مع المريض في حالة لا يتطلب حضوره إلى المستشفى ويتم صرف الأدوية عن طريق مستشفيات المحافظات تسهيلا للمريض، وأيضا تم وضع آلية لتسريع عملية دخول المرضى في قسم الطوارئ، وإدارة مخازن الأدوية بالمستشفى، وقام المستشفى بدمج خدمات العيادات لتسريع توفير الخدمات المتخصصة لبعض المرضى ما سمح للطبيب مقابلة عدد أكبر من المرضى في اليوم الواحد.
قسم الأطفال
وقال الدكتور سيف أولاد ثاني استشاري العناية المركزة للأطفال: يعد مشروع توزيع أجهزة تنفس على المرضى من أبرز مشاريع الإدارة الرشيقة، حيث تم تدريب الأمهات على آلية التعامل مع الأجهزة، وتم تكوين فريق التنفس الصناعي المنزلي الذي يقوم بتهيئة الأطفال ليتمكنوا من الذهاب إلى المنزل بعد تعليم ذويهم بشكل مكثف كيفية الاعتناء بهم، ويتم صرف أجهزة طبية منزلية لهم مع متابعتهم بشكل دوري، وأدى ذلك إلى تقليص فترة بقائهم في المستشفى من 3 أشهر إلى 6 أسابيع، ومن أثر ذلك سرعة التعافي والاستقرار العائلي والراحة النفسية.
تقنيات المختبر
وعن مشاريع قسم الكيمياء الحيوية في التطوير باستخدام منهجية لين قالت الدكتورة سوسن السنانية استشاري مختبر: استحدث القسم بالمستشفى السلطاني عدة مشاريع ساهمت في تعزيز جودة نتائج الفحوصات ومراقبة الوقت المستغرق للحصول على نتائج الفحوصات وتطوير عملية التخلص من المواد الكيميائية الضارة، ومن هذه المشاريع «الإدارة البصرية للفحوصات (الشاشة الذكية)» وفيه يستقبل مختبر الكيمياء الحيوية ما يقارب من 3000 فحص يوميا مما يجعل عملية تتبع الفحوصات، خاصة المستعجلة منها، صعبا على موظفي المختبر وهذا بدوره قد يؤدي إلى تأخير ظهور نتائج المرضى، لذا ارتأى القسم ضرورة استخدام فكرة الإدارة البصرية من أجل الإسراع في عملية استخراج النتائج.
وأضافت السنانية: المشروع حقق نتائج إيجابية ملحوظة، منها استخراج أكثر من 95% من الفحوصات المستعجلة في أقل من ساعة واحدة وأكثر من 85% من الفحوصات غير المستعجلة خلال ساعتين، مشيرة إلى وجود مشروع أخرى ساهم في إدارة المخزون المختبري إلكترونيا حتى يتسنى لموظفي المختبر تتبع مستوى المخزون المخبري وضمان استمرارية الخدمة.
عمليات القلب
وقالت جميلة السعيدية مسؤولة قسم قسطرة القلب بالمركز الوطني لطب وجراحة القلب: تم تنفيذ 100 مشروع باستخدام أساليب منهجية التحسين المستمر في الإدارة المرنة حتى الآن، وتصنف هذه المشاريع ضمن عدة محاور منها تحسين انسيابية المرضى، الجودة وسلامة المرضى، ومخزون المواد الجراحية المستهلكة في بيئة العمل.
وتم تقليص مدة انتظار المرضى لعمليات القلب للكبار من 9 أشهر إلى أقل من شهرين، كذلك تم تقليص قائمة انتظار عمليات الأطفال من 230 مريضا إلى 49 مريضا، وتم تحسين قائمة انتظار مرضى عيادة الكبار بتوفير 24 زيارة واستخدامها للحالات المستعجلة، كما تم تحسين انسيابية المرضى لما بعد عمليات قسطرة القلب للشرايين التاجية بحيث تم ترخيص 74% من المرضى في اليوم نفسه الذي أجريت فيه القسطرة.
وساهمت الإجراءات الجديدة في تحسين توفير سرير للمريض في العناية المركزة لما بعد عمليات القلب المفتوح مما ساهم في تقليص عدد العمليات المؤجلة من 48 إلى 5 في الشهر، إضافة إلى تقليل التأخير في بدء العمليات من 120 حالة إلى 6 حالات في الشهر، إضافة إلى ذلك تم تحسين الوقت المستغرق لنقل المريض من غرفة العمليات إلى قسم العناية القلبية لما بعد العمليات من 100 حالة إلى صفر حالة في الشهر.
كما تم تقليص مدة المراجعة -من غير موعد مسبق- في العيادات الخارجية لتجديد وصفات الأدوية الشهرية غير المتوفرة في المراكز الصحية أو المستشفيات المرجعية من 109 دقائق إلى 32 دقيقة، وبعد تدشين خدمة الواتس آب تم التقليص إلى 9 دقائق فقط. وتم إجراء انسيابية المرضى المراجعين لعيادة الأجهزة القلبية بتحسين مدة مراجعة المريض من 87 دقيقة إلى 5 دقائق فقط وذلك بعد إدراج بعض المرضى المستوفين لشروط المتابعة عن بعد.
وفي مجال الأدوية قام فريق الصيدلة بمشروع مراجعة وصفات الـ(Omprazole) وذلك بتقليل الوصفات غير الضرورية من هذا الدواء إلى 50% مما وفّر 5866 كبسولة من مخزون هذا الدواء.
أما في مجال تطوير بيئة العمل، أشارت السعيدية: نُظِّمت جميع مخازن المركز لتنظيم بيئة العمل والتخلص من الهدر، حيث تم تقليل فترة بحث الموظف عن أي صنف في أي مخزن من 7 دقائق إلى دقيقة واحدة، وتوفير ما يقارب 11 ألف ريال عماني من أول مرحلة، وتوفير 20% من وقت عمليات القسطرة.
وفي مجال مخزون المواد الجراحية المستهلكة تم تقليص مدة سير العملية في طلب المواد الجراحية المستنفدة إلى 50% وتقليل خطوات سير العملية من 75 خطوة إلى 46 خطوة، إضافة إلى ذلك فُعِّل نظام متابعة مخزون المواد الجراحية بطريقة إلكترونية وتقليل مدة سير العملية من 7 أيام إلى 75 دقيقة، وتوفير ما يقارب 25 ألف ريال عماني وذلك بتنزيل تطبيق الرمز الشريطي، وتم تحسين مدة سير عملية أمر تسليم طلب المواد الجراحية من 4 أيام إلى 53 دقيقة فقط، كذلك مدة سير العملية لطلب المواد الجراحية من المركز للمخازن الطبية من 3 أيام إلى 50 دقيقة.
