لا يمكن للموظفين أن يكونوا خبراء في جميع مجالات العمل، ومن هنا تأتي قيمة العمل الجماعي والتكامل بين أعضاء فريق العمل.
من أجل تحقيق النجاح في بيئة العمل، يجب الاهتمام أولا بالموظف لأنه يشكل اللبنة الأساسية لعملية الإنتاج، وهناك كثير من العوامل التي تجعل فريق العمل يقدم أفضل ما لديه لفائدة الشركة.
في هذا التقرير، يستعرض موقع “تي آر سي آر إم” (Trcrm) التركي أبرز القواعد التي يجب أن يركز عليها المديرون والمسؤولون التنفيذيون في الشركات من أجل تحسين جودة العمل وتعزيز الإنتاجية.
1- تواصل مع قاعدة العملاء وتعرف عليهم
تعرف على عملائك واحرص على معرفة ما يريدون عن طريق قواعد البيانات التي سوف ترشدك إلى كيفية التعامل معهم. ويمكن للموظفين بهذه الطريقة التعامل مع المهام بسرعة، بدلا من إضاعة الوقت في التعامل مع الخيارات غير الضرورية.
2- توفير بيئة عمل مناسبة للموظفين
يحبذ الموظف الشعور بالراحة خلال الساعات الطويلة التي يقضيها في مكان العمل، ويساعده ذلك على التركيز بشكل تام على المهام التي يقوم بها.
3- تحديد جداول زمنية لإنجاز المهام
يجب تحديد جدول زمني للموظفين لتنفيذ المهام الموكلة إليهم، ويجب أن يكون الموعد النهائي في حدود المعقول. وبهذه الطريقة سيحاول الموظف إنجاز المهمة بأسرع وقت ممكن حتى يتجنب أي مشاكل.
4- إبعاد الموظفين عن وسائل التواصل الاجتماعي
يعد عدم تركيز الموظفين على مهامهم السبب الرئيسي في انخفاض الكفاءة والإنتاجية في مكان العمل. ولا شك بأن وسائل التواصل الاجتماعي من أكبر العوامل التي تعرقل الأداء المهني في وقتنا الراهن. فيجب مراقبة استخدام وسائل التواصل الاجتماعي في أماكن العمل والحد منها قدر الإمكان.
5- عدم تجاهل أوقات الاستراحة
لا أحد يستطيع العمل بكفاءة ونشاط لساعات طويلة من دون أخذ استراحة؛ لذلك فإن حصول الموظفين على فترات راحة أثناء ساعات العمل سيزيد من الإنتاجية.
6- عدم إعطاء عدة مهام في الوقت ذاته
قد يعجز الموظف عن إنجاز المطلوب منه بشكل جيد عند تكليفه بعدة مهام في وقت واحد. فالطريقة الأمثل لتحقيق نتائج أفضل وزيادة الإنتاجية تكون عبر إعطاء المهام واحدة تلو الأخرى، وتحديد مواعيد نهائية للتنفيذ.
7- تطوير مهارات الموظفين
تلبية احتياجات العملاء في ظل المنافسة المحتدمة مع الشركات الأخرى ليس بالأمر السهل؛ إذ يرغب العميل دائما في التعامل مع موظفين أكفاء وأصحاب خبرة. وفي هذه الحالة، يتوجب على المسؤول العمل على تطوير مهارات موظفيه عبر الدروس والدورات التدريبية والندوات.
8- لا تشغل نفسك وموظفيك بالاجتماعات المستمرة
تنظيم عدد كبير من الاجتماعات الطويلة وغير الضرورية للموظفين بدلاً من تنفيذ واجباتهم ووظائفهم يقلل بشكل كبير من الإنتاجية والكفاءة. فلن يتمكن الموظف الذي ينتقل من اجتماع إلى آخر من إيجاد الوقت الكافي للقيام بالعمل المطلوب منه، مما سيؤدي بكل تأكيد إلى خفض الإنتاجية، لذلك يجب تقليص عدد الاجتماعات ومدتها إلى الحد الأدنى.
9- تشجيع العمل الجماعي
لا يمكن للموظفين أن يكونوا خبراء في جميع مجالات العمل، ومن هنا تأتي قيمة العمل الجماعي والتكامل بين أعضاء فريق العمل. وعليه، سيكون تقسيم المهام وتشجيع الموظفين على العمل بروح الفريق مهما جدا لتعزيز الابتكار وتحسين الإنتاجية.
10- التحكم في ساعات الدوام
لطالما كانت ساعات العمل الطويلة إحدى أكبر المشاكل التي تواجه الموظفين، ولا تساعد بتاتا على زيادة الإنتاجية، بل تؤدي إلى إرهاق الموظف وتقليص أدائه. لذلك، يجب تحديد ساعات العمل بشكل مدروس والحرص على ألا يعمل الموظف أكثر من طاقته.
11- عدم إهمال التكنولوجيا
تتقدم التكنولوجيا بوتيرة متسارعة وتفتح آفاقا أكبر لتحسين جودة العمل. ويتيح تكيّف الموظفين مع التكنولوجيات المتطورة تحقيق النجاح المطلوب وكسب التحدي في ظل التحولات السريعة في السوق.
12- مكافأة الموظفين
ترفع المكافآت معنويات الموظفين وتحفزهم على تقديم الأفضل وبذل مجهود إضافي عندما يتطلب الأمر. ومن أبسط الطرق وأسرعها لزيادة الكفاءة والإنتاجية داخل الشركة هي تقدير الموظفين ومكافأتهم بشكل جيد على إنجاز المهام الموكلة إليهم.
13- دع موظفيك يقومون بتقديم الأفكار لك
الهيكلة الهرمية والعمودية من الأشكال التي عفا عليها الزمن، وقد أصبح النموذج الأفقي والمتقاطع النموذج المثالي لتحفيز الموظف على تحسين أدائه المهني. فعندما يشعر الموظف بأن له قيمة أكبر في مسار الإنتاج، يصبح أكثر إنتاجا وابتكارا، لذلك يجب أن تفسح المجال لموظفيك ليخبروك بأفكارهم، وما يجب القيام به لتحسين جودة العمل.
14- اجعل الموظف يتبنى هوية الشركة
إذا لم تشرح للموظف الفكرة الأساسية التي تقوم عليها الشركة، أو ما يُعرف بالهوية، ولم تجعله يتبنى تلك الهوية ويعمل على تطبيقها، فإنك لن تتمكن من تحسين الإنتاجية بالشكل المطلوب.
المزيد من ريادة
