العمانية: وقعت هيئة تنمية المؤسسات الصغيرة والمتوسطة اليوم مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية اتفاقية تطبيق نظام إدارة وتصنيف الوثائق الخصوصية وجداول مدد استبقائها، بهدف الوصول إلى منظومة متكاملة لإنتاج وحفظ الوثائق.
وقع الاتفاقية عن هيئة تنمية المؤسسات الصغيرة والمتوسطة سعادة حليمة بنت راشد الزرعية رئيسة الهيئة، وعن هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس الهيئة.
ويهدف النظام إلى ضمان سرعة الاستدلال على الوثائق للقيام بأي عمل يتعلق بها، وتحقيق استمرارية العمل الإداري دون حدوث تأثير بسبب حركة الموظفين من حيث التغيب أو النقل أو الندب.
كما يعزز النظام من متابعة تطور الأعمال المتعلقة بالوثائق، ويوفر آليات حفظ وحماية أكثر فاعلية للوثائق، إضافة إلى ضمان قابلية تمديد وتطوير نظام التصنيف، حتى في حال حدوث أي تغيير في اختصاصات الهيئة، ويتسم النظام بالتدرج في التطبيق والمنطقية وقابلية التوسع والتمديد.
وتتضمن الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية، وتعد هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وفق أحدث المواصفات والممارسات العالمية المعتمدة في هذا المجال والذي يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض لتمييزها وتيسير الرجوع إليها.
ويُمكّن النظام من معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات إتلاف وتحويل وترحيل الوثائق.
