الاكاديمية الوطنية للتدريب والتطوير تعلن وظيفة شاغرة

‏أعلنت الاكاديمية الوطنية للتدريب والتطوير عن رغبتها في تعيين مسؤول عمليات.

المسؤوليات :

. المساعدة في تنسيق مواعيد البرامج، وحجز القاعات المناسبة بناءً على عدد المشاركين ومتطلبات البرنامج، وتنظيم المواد والمعدات والضيافة والشهادات.
. التأكد من توفر المدربين وجمع مخططات الدورات والعروض التقديمية والتقييمات والملفات التعريفية والشهادات وغيرها من المستندات المطلوبة.
. دعم إجراءات تقديم طلبات اعتماد البرامج والمدربين ومتطلبات الشهادات إلى الوزارة، والتأكد من اكتمال المستندات بالتنسيق مع الفريق، ومتابعة الإجراءات تحت الإشراف.
. تسجيل المشاركين وإرسال تأكيدات التسجيل والفواتير المعتمدة من الفريق المسؤول والجداول ومعلومات المكان والتذكيرات والمعلومات المتعلقة بالدورة.
. إعداد كشوف الحضور وقوائم المشاركين وبطاقات الأسماء ونماذج التقييم ومواد الدورة وغيرها من مستندات البرنامج.
. إعداد بيانات الشهادات والمستندات الداعمة للمراجعة الداخلية قبل تقديمها إلى الوزارة، والحفاظ على سجلات دقيقة بعد اعتماد الشهادات.
. الحفاظ على تنظيم الملفات الإلكترونية والورقية الخاصة بالدورات والمدربين والمشاركين والاعتمادات والتقييمات والشهادات والسفر والتأشيرات.
. التنسيق مع المصممين بشأن الشهادات ومواد الدورات والمحتوى الترويجي وإعلانات البرامج وغيرها من التصاميم المطلوبة.
. المساعدة في ترتيبات سفر المدربين والضيوف، بما في ذلك حجوزات الطيران والفنادق ووسائل النقل والخدمات اللوجستية ذات الصلة، وفقاً للموافقات الداخلية.
. المساعدة في إعداد مستندات التأشيرات للمدربين والضيوف الدوليين، ومتابعة الطلبات والمواعيد النهائية تحت الإشراف.
. التواصل بطريقة مهنية مع المشاركين والمدربين والعملاء من الشركات والفنادق والموردين والأطراف الخارجية الأخرى.
. استخدام قوائم التحقق الخاصة بالبرامج للتأكد من جاهزية المكان، وترتيب المقاعد، وتوفر الإنترنت، والمعدات السمعية والبصرية، واللافتات والمرطبات، والإبلاغ عن أي نواقص قبل بدء التدريب.
. حضور البرامج ودعم تنفيذها، ومعالجة المشكلات التشغيلية الروتينية، ورفع المسائل غير المألوفة أو التي تتطلب موافقة إلى المسؤول المختص، والمساهمة في توفير تجربة مهنية وإيجابية للمشاركين.
. جمع ملاحظات المشاركين وإعداد سجلات الحضور وملخصات التقييم وتقارير إتمام البرامج.
. الحصول على عروض أسعار من الموردين ومقارنتها، والمساعدة في متابعة ومراقبة التكاليف المتعلقة بالبرامج.
. الحفاظ على سرية ودقة معلومات المشاركين والمدربين والعملاء والبرامج.
. المساعدة في إعداد التقارير التشغيلية الأسبوعية والشهرية، وتقديم أي دعم إداري آخر مطلوب لتنفيذ البرامج.

المؤهلات والمهارات الأساسية:

. درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة الأعمال، العمليات، الموارد البشرية، التربية، إدارة الفعاليات، الضيافة، أو تكنولوجيا المعلومات.
. يتم تشجيع الخريجين الجدد على التقديم، ولا يشترط وجود خبرة سابقة.
. تُعد الخبرات ذات الصلة من خلال التدريب العملي، أو التدريب الصناعي، أو العمل الجزئي، أو العمل التطوعي ميزة إضافية، خصوصاً في المجالات التالية:
. إدارة التدريب
. تنسيق الفعاليات
. خدمة العملاء
. إدارة المستندات والوثائق
. تنسيق ترتيبات السفر
. مهارات قوية في التنظيم وإدارة الوقت.
. اهتمام كبير بالتفاصيل ودقة في العمل.
. مهارات قوية في التواصل والتنسيق وخدمة العملاء وحل المشكلات.
. إجادة ممتازة للغة العربية كتابةً وتحدثاً.
. إجادة ممتازة للغة الإنجليزية كتابةً وتحدثاً.
. القدرة على إدارة عدة مهام ومواعيد نهائية في الوقت نفسه.
. التحلي بالمهنية والاعتمادية والاستعداد للتعلم والتطور.
. القدرة على العمل بفعالية والتنسيق مع:
. المدربين
. المشاركين
. العملاء
. الموردين
. الفرق الداخلية
. المرونة في العمل خلال بعض الفترات المسائية أو عطلات نهاية الأسبوع عند الحاجة.

المهارات التقنية

. مهارات أساسية قوية في Microsoft Excel، بما يشمل:
. المعادلات الأساسية
. الجداول
. التصفية (Filters)
. تنسيق البيانات
. وتُعد المعرفة بالمهارات التالية ميزة إضافية:
. XLOOKUP
. Conditional Formatting (التنسيق الشرطي)
. PivotTables (الجداول المحورية)
. Charts (المخططات والرسوم البيانية)
. إعداد لوحات معلومات بسيطة (Dashboards)
. إجادة استخدام:
. Microsoft Word
. Microsoft PowerPoint
. Microsoft Outlook
. الإلمام ببرامج Microsoft Teams و OneDrive.
. فهم عملي لاستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي مثل ChatGPT أو Microsoft Copilot في:
. كتابة المسودات
. التلخيص
. إعداد التقارير
. تحسين وتسهيل الأعمال الإدارية المتكررة
. القدرة على مراجعة المحتوى الذي يتم إنشاؤه بواسطة الذكاء الاصطناعي والتأكد من دقته، مع المحافظة على سرية معلومات الشركة والمشاركين والعملاء.
. تُعد المعرفة بالأنظمة التالية ميزة إضافية:
. منصات الاجتماعات الإلكترونية
. أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM)
. أنظمة إدارة التعلم (LMS)
. أنظمة التسجيل
. أنظمة إصدار الشهادات

معايير تقييم الأداء (مؤشرات النجاح)

سيتم تقييم أداء الموظف بناءً على:

. إنجاز المهام الموكلة إليه في الوقت المحدد.
. دقة السجلات والتقارير.
. سرعة وفعالية الاستجابة والتواصل.
. تقديم دعم موثوق للبرامج والفعاليات.
. المساعدة في ترتيبات السفر والتأشيرات.
. متابعة الإجراءات والتواصل مع الجهات الوزارية عند الحاجة.
. الحصول على تقييمات إيجابية من المشاركين.
. الالتزام بالتكاليف والميزانيات المعتمدة.
. معرفة المشكلات التي تحتاج إلى تصعيد ورفعها إلى المسؤول المختص في الوقت المناسب.

. آخر موعد للتقديم: 29 سبتمبر
. الموعد النهائي: 29 سبتمبر

للتقديم اضغط هنا

لتصفح جديد الوظائف والتدريب اضغط هنا

تابعنا على قناة الوظائف والأخبار العاجلة من خلال الرابط التالي ولا تنسَ تفعيل التنبيهات اضغط هنا