اعتمدت شركة النفط العُمانية للتسويق ش.م.ع.ع، بالتعاون مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، دليل إدارة وثائق الشركة، الذي يتضمن نظام تصنيف الوثائق وجداول مدد استبقائها، بهدف تطوير ممارسات إدارة الوثائق وتنظيمها وتسهيل الوصول إليها في جميع أقسام الشركة.
وجرت مراسم التوقيع في المقر الرئيسي لشركة النفط العُمانية للتسويق، بحضور عدد من ممثلي الهيئة. ووقّع على اعتماد الدليل من جانب الشركة طارق بن محمد الجنيدي، الرئيس التنفيذي، ومن جانب الهيئة سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني، رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
ويشمل الدليل جميع التقسيمات الإدارية في الشركة ووثائقها، ويوفر إطارًا موحدًا لتصنيف الوثائق وتحديد مدد استبقائها. كما يدعم تنظيمها بصورة منهجية وتيسير الرجوع إليها عند الحاجة، بما يساعد مختلف الأقسام على تطبيق ممارسات متسقة في إدارة وثائقها.
ويأتي اعتماد الدليل ثمرة التعاون بين شركة النفط العُمانية للتسويق وهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، ويشكل خطوة في جهود الشركة لتطوير ممارساتها المؤسسية وتحسين إدارة وثائقها.
وقالت سماح بنت حمود الشهيبي، مديرة ضمان الجودة بشركة النفط العُمانية للتسويق: «إن تنظيم الوثائق وسهولة الرجوع إليها يدعمان كفاءة العمل اليومي في الشركة. ويوفر هذا الدليل مرجعًا واضحًا يساعد مختلف أقسامنا على تصنيف وثائقها وتحديد مدد استبقائها، بما يعزز اتساق ممارسات إدارة الوثائق وكفاءتها.
وأضافت: نثمّن تعاون هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في إعداد هذا الدليل، الذي يمثل خطوة عملية نحو تطوير إدارة وثائق الشركة ودعم احتياجاتها التشغيلية والمؤسسية، ونؤكد التزامنا بمواصلة تطوير ممارسات إدارة الوثائق، وترسيخ ثقافة مؤسسية تدعم التنظيم والحوكمة وسهولة الوصول إلى المعلومات.
من جانبه، قال معتصم بن محمد العامري، رئيس قسم الدعم فني أول بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية: يمثل اعتماد هذا النظام ثمرة جهود متكاملة عكست التعاون البنّاء بين مختلف فرق العمل على الصعيدين الإداري والفني، إذ يمهد هذا الإنجاز الطريق لتسهيل عمليات التطبيق، سواء في البيئة الورقية أو الإلكترونية، وفق الإمكانات المتاحة، بما يضمن سرعة الوصول إلى المعلومات ووضع الملفات ضمن إطار منظم وموحد.
وأضاف: وبهذه المناسبة، يسعدني أن أهدي ثمرة هذا النجاح إلى كافة أعضاء فرق العمل من الهيئة والشركة؛ فلولا روح الفريق الواحد والتكامل المتبادل، لما وصلنا إلى هذا المنجز المؤسسي الذي نحتفي به اليوم.
ومن خلال هذا الإطار الشامل، تعزز شركة النفط العُمانية للتسويق تنظيم وثائقها وإدارتها على مستوى جميع أقسامها، بما يدعم سهولة الوصول إلى المعلومات اللازمة لإنجاز الأعمال.
